شركة تنظيم مؤتمرات - الخدمة الملكية



عضوية منظمات المؤتمرات بالرياض


يهتم الخدمة الملكية بكافة التفاصيل المتعلقة بتنظيم المؤتمرات والتحضير لها ، مع الاهتمام بمكان عقد المؤتمرات وتقديم خدمات متكاملة من خلالها للوصول إلى أقصى فائدة.

ويتم ذلك من خلال الاهتمام بمحتوى البرنامج ووضع جدول زمني لأهم الأحداث وتسلسلها ، بالإضافة إلى الاهتمام بالترويج لهذا المؤتمر بالمؤثرات الصوتية والتصوير والتغطية الإعلامية التي يحتاجها.

نظرا للتغطية الشاملة لهدف المؤتمر وأهم التفاصيل التي يجب الحصول عليها في التحضير للمؤتمرات مثل الجلسات وواجهة المحاضرات وطاقم الأمن والمشرفين لضمان المعايير والأسس المناسبة. يتم تطبيق المؤتمر.



تنظيم وإدارة المؤتمرات


  • يجب أن يربط إجراء المؤتمر عدة نقاط مهمة ببعضها البعض من أجل تحقيق الجدول الزمني المخطط له قبل بدء المؤتمر.
  • ويتم ذلك من خلال الاهتمام ببعض الأمور مثل قنوات الاتصال والدعاية والإعلان لهذا المؤتمر ، وهي نقطة جيدة لإيصال فكرة المؤتمر وأهم النقاط التي يتحدث عنها للأشخاص الذين هم مهتم بهذه النقاط على وجه التحديد.
  • وذلك حتى تكون فكرة المؤتمر واضحة للجميع ، وستحافظ الشركة على دورها في تقديم الدعم الفني والاهتمام بالتفاصيل الدستورية المتعلقة بعرض الشاشات ، وشكل المقاعد وترتيبها ، وتجهيز المقاعد لـ دخول. القاعات ، واختيار القاعة المناسبة بمساحة تتناسب مع حجم المؤتمر بالتشاور مع المسؤولين عنها ، من خلال البحث عن أنسب الفعاليات وشكل المؤتمر وتقرير شامل



العناصر الأساسية للمؤتمرات الناجحة


تهتم الشركة بأدق التفاصيل التي تساعدنا على توفير المكونات الأساسية التي تعتمد عليها كبرى شركات المؤتمرات في العالم في التنظيم والمعالجة ، وذلك لاعتمادها على الموارد البشرية والتفكير المتجدد الذي يفتقر إلى العديد من الشركات العاملة بدون خبرة للمساعدة رفع بار.

  • البحث الجيد عن أكبر المؤتمرات الدولية وأهم مقومات النجاح التي تظهر فيها من أجل الاستمتاع بهذه الخبرات وإضافتها بالشكل الذي يناسب سوق العمل وتوقع التطوير المستمر هو أحد مكونات نجاح العديد من الشركات . يمكن أن يؤثر ذلك على حركة المؤتمر من خلال الخبرة التي تراكمت لدينا مع مرور الوقت وتحديد مسار المؤتمر منذ اللحظة الأولى.
  • إذا راعيت الاختلاف في المؤتمر ، لأن المؤتمرات التجارية على سبيل المثال تختلف عن المؤتمرات الاقتصادية من حيث برنامج المؤتمر وشكل المقاعد وترتيبها والمواد المعروضة في المؤتمر والتي تحتاج إلى شاشات بها ميزات العرض الخاصة.
  • عامل المكان له الحجم الأكبر من حيث التأثير على نجاح المؤتمر لضرورة وجود مساحة كافية لإعداد المشاركين ومقاعد كافية ونظام الصوت المناسب مما يساعد على راحة المشاركين والقدرة على ذلك. التركيز على محتوى المؤتمر



كيف يمكن للمؤتمرات أن تحقق الغرض منها؟


يقدّر الخدمة الملكية المؤتمرات التي قد يطمحون لتحقيقها ، حيث يسعون جاهدين لدفع هدف يجب الوصول إليه والعمل على مناقشته مع المشاركين. ولتحقيق هذا الهدف لابد لها من تحقيق الشعور بالراحة وتبادل الأفكار والآراء حول تلك الموضوعات التي يمكن أن تكون. هذا مفهوم مع الاهتمام بالنقاط التالية:

  • الإلمام بجميع الموضوعات الرئيسية للندوة أو المؤتمر ، من خلال التخطيط الجيد والإدارة الحكيمة ، على الرغم من الموضوعات المختلفة التي تمت مناقشتها سواء كانت سياسية أو دينية أو اقتصادية أو غيرها.
  • محاولة التقريب بين وجهات النظر المختلفة وإيجاد مكان للحوار المشترك. أما بالنسبة لدور الشركة فيجب الانتباه إلى حركة الصوت داخل القاعة وإجراء الاختبارات اللازمة قبل المؤتمر للتأكد من نقائها وجودتها. من الصوت وعدم وجود اي تشويه او ضعف في الصوت
  • تحديد عدد المشاركين في المؤتمر والمسؤولين عن مناقشة الموضوع ، وكذلك العدد التقريبي للمشاركين والتفاعل مع الحدث ، من باب الاهتمام بأن يكون للمشاركين نفس الاهتمامات بموضوع المؤتمر. عقد مؤتمر اقتصادي ، المجموعة المستهدفة هي الأكثر اهتماما بهذا المجال.



ما هي معوقات نجاح المؤتمر وما هي سبل التغلب عليها؟


اتضح خلال عمل فريقنا في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات أن وجود بعض المعوقات والأخطاء هي الأسباب الرئيسية لسقوط العديد من المؤتمرات وعدم الاستمتاع بالأفكار المقصودة ، لذلك سنناقش بعض هذه المعوقات وكيف يتكيف فريق العمل معها. يتغلب عليهم من خلال:


  • ضعف القدرة التنظيمية

هذا لأن الدخول في هذا المجال ليس بالأمر السهل ، لأنه يتطلب الكثير من الخبرة في التعامل مع البيانات المختلفة ، وأكبر مشكلة قد يواجهها سكان المؤتمر هي الثقة في الأشخاص الذين ليس لديهم الخبرة أو البحث المناسب القيام بذلك. فهي ترفع من مستوى المؤتمرات الدولية وعدم القدرة على ترتيب الأولويات أو التخطيط بشكل صحيح


  • الغرض من المؤتمر غير واضح

هذا أمر يحتاج إلى دراسة متأنية من أجل الترويج للمؤتمر بشكل صحيح ، وذلك لسهولة خلط المفاهيم أو استخدام المصطلحات المعقدة التي قد يصعب على البعض فهمها ، خاصة عند الإعلان عن الشروحات نيابة عن المؤتمر و أهم النقاط التفسيرية التي نريد حلها بواسطة بيشت هذه الأفكار قدر الإمكان


  • عدم الاهتمام بالتخطيط للمؤتمر قبل تنفيذه

يجب التحضير للمؤتمر والتخطيط له مسبقًا لفترة كافية ، مما يضمن التعامل مع جميع النقاط بدقة كبيرة وعدم التخطيط لأي عنصر من عناصر الإهمال ومراقبة جميع العقبات حتى يتم العثور على الحلول المناسبة.



أهم المواصفات الواجب توافرها في غرف الاجتماعات


تختلف خصائص القاعات حسب الغرض منها. بعضها عبارة عن قاعات مصممة للاجتماعات والمعارض والفعاليات ، وهناك قاعات خاصة للمؤتمرات يمكن من خلالها اختيار الخصائص المختلفة حسب احتياجات المؤتمر. :

  • ما يمكن أن يتواجد في هذه القاعات عن خصائص المساحات الكبيرة والقدرة على التحكم في تقسيم هذه القاعات أو الاستفادة الكاملة من المساحة بالإضافة إلى إمكانية التحكم في موقع الطاولات والكراسي للمحاضر
  • بالإضافة إلى موقع القاعة وما يميزها عن إمكانية منع تسرب الصوت وتوزيع الهواء بشكل جيد عبر المكيفات المركزية ووجود شاشات عرض لتوضيح مكونات المؤتمر أو تصوير محتوى المؤتمر والأنشطة مناقشة
  • بالإضافة إلى عوامل أخرى مثل الترجمة والتصوير وملحقات هذه القاعات مثل مناطق الانتظار وغرف التعليقات وغرفة الإنتاج والمراحيض وغرفة التحكم الرئيسية والمسرح بالطول والمساحة المناسبة.

قُم بإرسال تقيمك النهائي

اترك تعليقًا

اكتب تعلقيك واترك تقييمًا حول خدمانتا لكي نعمل على تحسينها وننال رضاك بالكامل.

التقييم5.0

لم يتم إضافة تعليقات لهذا المقال.
اطلب خدمة كشف تسربات المياه
خدمة علي مدار 24 ساعه
تقيمات العملاء
5
5
20%
4
20%
3
20%
2
20%
1
20%