مهارات تنظيم الفعاليات  - الخدمة الملكية




دورة تنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض



تهتم العديد من المؤسسات العامة والخاصة بتكوين المهارات في تنظيم الفعاليات مثل المهرجانات والمؤتمرات والندوات ، مع الإعداد لها بطريقة سهلة وبسيطة ، من خلال التعلم والتخطيط المبكر ، ولكن هذا يتطلب مهارات وتقنيات معينة معترف بها من قبل طاقم العمل. . مسؤول عن تنظيم الفعاليات في الخدمة الملكية.



مهارات إدارة الأحداث “لماذا تعلم إدارة الأحداث مهم”


  • إن تنظيم الأحداث وإعدادها لهم يؤدي إلى وصول مجموعات الشركة المطلوبة لتحقيق الأهداف المرجوة وعلى أساس هذه الأحداث.
  • يعد التعرف على تنظيم وعمل الفعاليات من العوامل المهمة في نجاح المؤتمرات والمعارض المحلية والدولية ، كما يساعد المتدربين على تعلم بعض الأساسيات الهامة لتبادل الأفكار وتبادلها ، بالإضافة إلى تنمية القدرات العقلية والفكرية وأهميتها.
  • تؤدي الدورات التدريبية إلى تحديد بعض النقاط المهمة والضرورية لنجاح الفعاليات ؛ مثل المؤتمرات والحفلات والمعارض.



إجراءات تنظيم الحدث


بعد أن ينتهي المتدربون من تعلم كيفية التعامل مع تنظيم الفعاليات ، والاستعداد للقيام ببعض الإجراءات التي تعلمها أثناء تنظيم الفعاليات بجميع أنواعها وأشكالها ؛ هذه الإجراءات هي:

  • يجب أن يوضح المتدرب الغرض من الفعالية التي ينظمها سواء كانت ندوة أو مؤتمرًا أو معرضًا ، والتي غالبًا ما يتم الإعلان عنها على مواقع التواصل الاجتماعي أو القنوات التلفزيونية أو أي وسيلة إعلامية أو مطبوعة أخرى.
  • يحدد الفئات المستهدفة للمشاركة في هذه الأحداث ؛ الأشخاص وممثلي المصانع والمؤسسات ، وإبلاغهم بموعد انطلاق الفعاليات من خلال إرسال رسائل إليهم سواء عبر الجوال أو Gmail أو أي شبكة اجتماعية مثل Facebook و Twitter و Instagram.
  • ينظم برنامجاً متكاملاً يشمل كافة المواضيع المطلوبة لمناقشة هذه الفعاليات ومجالاتها. إذا كانت الأحداث عبارة عن مهرجانات أو ندوات فنية ، فهل تتم دعوة مشاهير الممثلين والإعلاميين؟
  • يتم تحديد تاريخ ووقت الحدث لإعلان الجمهور المهتم بهذا النوع من الأحداث ، من خلال مواقع الويب أو إطلاق صفحة حدث رسمي مثل المهرجانات.
  • لا بد من تنظيم حفل افتتاح الفعالية وكذلك حفل الختام مبكراً بحفظ المكان الذي ستقام فيه هذه الفعاليات والإشراف على الأعمال التي ستتم هناك من خلال العدد الكبير من العمال والديكورات والفنيين اللازمين لهذا الأمر. .



ما هي أسباب المشاركة في تدريب على نظافة الفعالية؟


  • يجب أن يكون قاذف الحدث على دراية كاملة بالعمل الذي يتعين القيام به خلال فترة التحضير للحدث من خلال التعليمات التي يتلقاها والتي تساعده على معرفة المعلومات المطلوبة بالكامل.
  • يساعد التدريب منظم الحدث على إدراك مهاراته وقدراته ، مع التأكد من أن هذه القدرات والمهارات مناسبة للعمل الذي سيتم تحقيقه أثناء تنظيم الأحداث.
  • إن تدريب القائمين على التنظيم والتحضير للفعاليات يجعلهم يتطورون في هذا المجال مما يؤهلهم لتأسيس شركاتهم الخاصة التي تتخصص في هذا النوع من الخدمات ، خاصة وأن هذا المشروع من المشاريع التي تدر أرباحاً ضخمة.
  • إن تدريب القائمين على التنظيم والتحضير للفعاليات يجعلهم يحددون أهدافهم المرجوة من هذه الفعاليات ، إذا كان صاحب فكرة الحدث هو نفسه الذي نظمه.
  • يساهم تدريب المسؤولين عن تنظيم الفعاليات والتحضير لها في تطويرها وتحقيق أفضل وأنسب المعايير الدولية للتخطيط لهذه الفعاليات.
  • تدريب المسؤولين عن تنظيم الأحداث والتحضير لها ، وتعلم وفهم أنماط إدارة الأعمال والتخطيط المبكر لأي عمل إداري يسمح بالدخول إلى سوق العمل ويصبح عاملاً رئيسياً في نجاح مشروعه ، بغض النظر عن نطاق هذا المشروع.



أهم المهارات التي يجب أن يتعلمها المتدرب لتنظيم الأحداث


  • كن واثقًا وقادرًا على التعامل مع الصعوبات
  • التركيز على الأهداف المرجوة من الأنشطة مع تجنب الدعاية المستمرة لها دون إثبات أي قيمة مهما كان تخصصها. الخيرية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية والدينية.
  • يعمل بجد خلال فترة تنظيم الحدث ، لضمان تنفيذ نقاط وإجراءات الأحداث بشكل صحيح.
  • خاصة وأن العديد من الدول كانت مهتمة جدًا باستضافة فعاليات تراثية خاصة أو رياضية أو خيرية أو اقتصادية أو تعليمية أو أمنية أو سياحية لتحقيق أهداف معينة في مجال المناسبات الخاصة أو المناسبات الخاصة.
  • كما أن المنظمات المسؤولة عن إقامة العديد من الفعاليات ، وخاصة الجمعيات الخيرية ، تحتاج إلى الاحتراف في تخطيط وإدارة الحدث ، حتى تحقق هذه المنظمات الهدف المنشود من إقامة هذه الفعاليات.
  • من أهم الأحداث التي تشهد نسبة عالية من الشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة المعارض والمؤتمرات التي أدت إلى الحاجة إلى فريق قادر على تخطيط وتنفيذ هذه الفعاليات بشكل علمي يحقق الهدف المنشود من شركة. أو منظمة تعقد هذه الأحداث.
  • لذلك اتجهت المنظمات والمؤسسات إلى دراسة العلوم الحديثة وأنظمة الإدارة المتعلقة بالتسويق وإدارة الموارد البشرية للمعرفة والخبرة التي تساهم في تنمية قدرات وإمكانيات أمناءها الموثوقين والمؤتمرات والاحتفالات والندوات والفعاليات الاجتماعية. ، إضافة إلى رفع طاقتهم في هذا الأمر.
  • تنظيم الفعاليات والمؤتمرات من المجالات التي تتطلب مهارات معينة حتى يتمكن المنظم من معرفة كيفية الاقتراب من المجموعات المطلوبة للاستمتاع بهذا الحدث ، بالإضافة إلى ضرورة تنظيم عملية التنظيم وتحديد قواعد الاتصال بين الخبراء في مجال.
  • لذلك ، يجب على منظم الحدث تحديد جدول زمني لاستكمال حجز المكان الذي سيعقد فيه المؤتمر أو المعرض ، وكذلك الوقت اللازم لإرسال الملفات إلى المشاركين ، والحصول على الموافقات الأمنية والإدارية المطلوبة لعقد هذا الحدث.
  • من أهم العناصر التي تساعد في نجاح الحدث المنظم إعداد قائمة بأنواع المأكولات والمشروبات التي سيتم تقديمها خلال الحدث ، بالإضافة إلى وكالات الاتصال التي ستغطي الحدث وتوفر الإقامة للضيوف إذا لزم الأمر.
  • في نهاية الحدث ، يجب على المشاركين تقديم استبيان رأي يقدمون فيه آرائهم في كل نقطة من نقاط الحدث ، من المنظمة إلى الموضوعات التي تمت مناقشتها خلالها ، شريطة تضمين أسئلة الاستبيان. إجابات محددة مع خيار المشارك بإضافة أي اقتراح حول كيفية التعامل مع السلبية إذا كانت هناك سلبية في الحدث الذي أقيم وانتهى ليحقق المؤتمر أو المعرض الغرض المنشود منه.



اهم اهداف الفعاليات المنظمة


  • إن عقد هذه الأحداث يعزز الجمهور بفكرة للأبعاد الأساسية لقضايا المجتمع ؛ مثل السكان والبيئة والدراسات والعديد من المجالات الأخرى.
  • يتم تدريب المجتمع داخل وخارج المنظمة على خلق تفاعل فعال في مجال صنع السياسة العامة واتخاذ القرار وإقامة العلاقات مع وسائل الإعلام ، بالإضافة إلى تنمية القدرات العقلية.
  • تنظيم فعاليات ، سواء كانت مؤتمرات أو ندوات أو مهرجانات ، بهدف الوصول إلى لغة مشتركة للحوار أو موقف مشترك حول موضوع معين ، وتعزيز قنوات الاتصال بين المهتمين بهذا الموضوع ، مع ترميم القدرة على إيصال الرسائل إلى المجتمع.
  • تنظيم الأحداث التي تؤدي إلى التقارب بين وجهات النظر المختلفة والآراء المتنوعة وتوفر فرصة للدعم المتبادل.

قُم بإرسال تقيمك النهائي

اترك تعليقًا

اكتب تعلقيك واترك تقييمًا حول خدمانتا لكي نعمل على تحسينها وننال رضاك بالكامل.

التقييم5.0

لم يتم إضافة تعليقات لهذا المقال.
اطلب خدمة كشف تسربات المياه
خدمة علي مدار 24 ساعه
تقيمات العملاء
5
5
20%
4
20%
3
20%
2
20%
1
20%